7 règles simples pour bien démarrer son cahier des charges… et donner de la visibilité !

Votre commanditaire vient de vous confier la tâche de rédiger un cahier des charges, par exemple dans le but de lancer un appel d’offres dans le secteur public ou pour une entreprise privée. Problème : cet exercice ne vous est pas du tout familier et votre entourage, professionnel comme personnel, n’est pas en mesure de vous aider.

Ne souriez-pas, cette situation est assez commune dans bon nombre d’organisations. J’ai déjà pu observer que ce travail, qui nécessite tout de même une certaine expérience et un minimum de technicité, était même parfois confié à des stagiaires ou des alternants… Mais que l’on soit junior ou plus aguerri, j’observe régulièrement deux écueils majeurs dans l’acte de rédaction :

• on se jette à l’assaut du document sans trop vraiment savoir ce qu’il doit contenir,
• il est difficile de dire objectivement quand on aura terminé.

C’est en partant de ce constat que je me suis dit qu’un article sur 7 règles simples à appliquer pour bien démarrer son cahier des charges pourrait être utile à beaucoup d’entre vous. J’en prépare un autre sur les indicateurs de pilotage clés, n’hésitez pas à me dire en commentaire si cela vous intéresse !

Suis-je prête, suis-je prêt ?

Avant même de se lancer dans la rédaction de son cahier des charges, il faudrait déjà savoir précisément ce que l’on doit écrire. Cela est tellement évident que le fait de le rappeler semble totalement superflu. Et pourtant… Que celui ou celle qui n’a jamais passé des heures de travail à rédiger des éléments qui ont ensuite été supprimés du document me jette la première pierre ! (aïe !)

Oui, il est primordial de définir le plus en amont possible les attendus de notre commanditaire afin de maximiser nos chances de donner pleine et totale satisfaction. En effet, un démarrage mal cadré présage rarement de quelque chose de bon en sortie…

C’est pourquoi je vais tenter de vous faire profiter de 7 règles simples qui vous permettront de démarrer plus sereinement votre cahier des charges.

7 règles simples pour bien démarrer son cahier des charges

1 : S’accorder sur le chiffrage

Partez toujours de ce postulat : un commanditaire, quel qu’il soit, ne fait jamais de chèque en blanc. Par conséquent, ne pas connaître le budget (en euro ou la charge en jour.homme) qu’il est prêt à vous allouer pour mener à bien le cahier des charges est un risque qu’il vaut mieux éviter de prendre.

Les raisons paraissent évidentes :

• Si, pour vous, le travail à réaliser est d’une telle ampleur que vous prenez 10j.h pour le faire alors que votre commanditaire considère qu’une première pré étude de 3j.h aurait été suffisante, vous ne donnerez pas satisfaction.
• Si votre commanditaire attend un travail fouillé de 10j.h et que vous survolez le sujet en seulement 3j.h, vous ne donnerez pas non plus satisfaction.

CQFD : vous raterez à tous les coups.

Par conséquent, mettez-vous d’abord d’accord sur une valeur. Elle pourra toujours être réajustée au fil de l’eau… mais seulement si vous avez des éléments factuels (des chiffres) à avancer, surtout s’il s’agit de demander une rallonge !

2 : Connaître le format attendu

Là encore, j’enfonce peut-être une porte ouverte mais, lorsque vous rédigez un document, êtes-vous toujours certain du format sous lequel il est attendu ? Devez-vous rédiger sous Word ? Faire un PowerPoint ? Un tableau Excel ? Un email ? Utiliser l’outil de ticketing de votre organisation, Jira ou Mantis par exemple ? Confluence ? Axure ? Etc.

Ne faites pas fausse route en décidant vous-même du format qui vous semble le plus adapté ou avec lequel vous êtes le plus à l’aise. In fine, c’est bien votre commanditaire qui exploitera le document, c’est donc lui qui devra se sentir le plus à l’aise avec.

3 : Connaître le contenu attendu…

Aborder le sujet du contenu signifie que le besoin a déjà un peu maturé et que le commanditaire sait plus ou moins ce qu’il souhaite. Au minimum, je vous recommande de poser les trois questions suivantes :

1. Faut-il définir les enjeux du projet ?
2. Le document doit-il contenir des schémas (processus, flux, etc.) ou même des maquettes d’écrans ?
3. Quel est précisément le périmètre fonctionnel à couvrir ?

Cela est certes très macro mais, au moins, vous saurez sur quoi vous devez vous focaliser. Ensuite, le niveau de détail et de qualité variera en fonction de la charge allouée et du délai (j’y arrive un peu plu bas).

4 : … et le contenu non attendu (ils n’en veulent pas !)

Hé oui ! S’il est très important de savoir ce que doit contenir le cahier des charges, il l’est tout autant de savoir ce qu’il ne doit pas contenir. Dit autrement : Qu’est-ce qui pourrait figurer dans l’étude mais que votre commanditaire choisit volontairement d’exclure ?

En effet, il s’agit d’optimiser votre production dans le temps qui vous est imparti. Gaspiller bêtement de l’énergie à rédiger des choses qui seront supprimées du document, c’est frustrant et c’est une source de stress inutile.

De plus, si tous les intervenants partagent cette information, cela vous protège d’éventuels actes de mauvaise foi. Si un élément a été exclu du périmètre de l’étude, personne ne pourra vous reprocher de ne pas l’avoir traité ;-). Et si pour une raison quelconque il fallait le réintégrer au cahier des charges, alors vous serez tranquille pour renégocier le budget ou le délai… 😉

5 : Dimensionner le volume à produire

Ce point peut demander un peu d’expérience mais il est important d’avoir une estimation, une fourchette, du volume à produire, que ce soit en nombre de pages, en nombre de fonctionnalités et, pour les plus aguerris : user stories, exigences, tickets, etc.

Pourquoi est-ce important ?

D’une part, si l’on n’a pas cette estimation initiale, il sera ensuite quasiment impossible de dire si oui ou non on touche au but, si l’on prévoit de lourds dépassements ou si au contraire on a surévalué la tâche.

D’autre part, une fois mis au regard de la charge, cela permet d’avoir une idée de la productivité attendue… et d’alerter en conséquence le cas échéant !

En effet si, par exemple, je n’ai que 2j.h pour produire un cahier des charges de 20 pages, ce n’est pas la même chose que d’en avoir 10, ou 20, etc. Donc, est-ce que la charge que l’on m’octroie est cohérente avec le volume que j’ai à produire ? Et ce peu importe le délai ! Que j’ai un délai de 4 jours pour utiliser mes 2j.h ou un délai de 3 semaines, il reste que je dois toujours produire 20 pages en 2j.h (bien entendu, je postule ici que je suis seul sur le projet).

A l’inverse, si je n’ai ni charge ni idée du volume à produire alors comment puis-je alerter mon commanditaire sur d’éventuelles dérives ?

6 : Borner dans le temps

Un projet a certes une date de début mais il a surtout une date de fin. Afin de s’organiser au mieux en fonction des tâches, de leur charge et de leur priorité, j’ai besoin de savoir à quelle échéance je dois rendre mon travail. Là encore, cette information est précieuse pour pouvoir anticiper des dérives et remonter des alertes, et valider à temps (avant la date buttoir… ;-)) !

Par exemple :

• J’ai 5 jours de délai.
• Avec une charge de 2j.h.
• Je dois produire 10 pages.
• J’ai consommé 1j.h sur 3 jours de délai.
• J’ai produit 4 pages.

Vais-je rendre mon travail dans les temps ? Cela dépend de beaucoup de facteurs, notamment la qualité (Q) attendue, les coûts (C) et le délai (D). Un article sortira très prochainement pour détailler les différentes options possibles.

Ne vous mettez pas en surcharge

Si vous allez déborder, pas de panique ! La première chose à faire n’est pas d’essayer de faire rentrer plus de jours que ne peuvent en contenir les 2j.h alloués en faisant des heures supplémentaires et en travaillant le week-end sans le dire ! Commencez plutôt par alerter votre commanditaire en lui rapportant ces faits. Peut-être qu’il augmentera votre charge, peut-être qu’il diminuera le périmètre à couvrir, peut-être qu’il abaissera la qualité attendu, peut-être qu’il abandonnera le projet car son ROI (retour sur investissement) n’est plus intéressant, etc. Bref, il existe des tas de scénarios possibles !

Et dans tous les cas, on vous sera reconnaissant d’avoir pris les devants.

Pour en savoir plus sur le triangle QCD, vous pouvez vous reporter à l’article ci-joint : https://organisologie.com/comment-sorganiser/comment-atteindre-ses-objectifs/plan-action/retroplanning/triangle-qcd/

Ne consommez pas d’avantage sans en informer le donneur d’ordre

Une autre option à éviter est la suivante : ne pas informer votre commanditaire de la surcharge, consommer plus que ce qu’il vous a donné et le mettre ensuite au pied du mur ! Un commanditaire préfèrera (presque) toujours qu’on lui remonte une alerte anticipée de dérive (de charge, de délai, de pages, etc.) plutôt que de devoir payer plus sans avoir eu le choix d’arbitrer.

En effet, si pour lui il est acceptable de payer 2j.h de travail pour le document demandé, il considère peut-être que plus rend ce même document trop coûteux pour l’importance qu’il y accorde !

7 : Définir les priorités

Au sein de votre organisation, vous avez certainement plusieurs sujets sur le feu et les tâches s’accumulent. Comment les gérerez-vous ?

• Traitez-vous les demandes dans leur ordre croissant d’arrivée en faisant en sorte que les tâches les plus anciennes soient celles que vous acheviez en premier ?

ou bien

• Le dernier qui a parlé est-il servi en premier, et ce même si la tâche est moins importante que les autres ? Ou plus longue ? Voire les deux ?

Concernant la gestion des priorités, je préconise deux choses.

Le plus rapide en premier

Vous pouvez adopter une approche « Quick win » (gagner rapidement) qui consiste à toujours commencer par les tâches les plus rapides à faire de façon à ce que votre commanditaire voit que les choses avancent.

Dit autrement, si vous avez trois tâches à exécuter, une de 1 heure, l’autre de 3 heures et la dernière de 2 jours, commencez par celle d’une heure.

En montrant à votre commanditaire que vous faites bouger les choses et que vous clôturez des sujets, vous le mettrez plus facilement en confiance, ce qui vous permettra de travailler sereinement sur la tâche la plus longue (ce qui ne vous dédouane pas de donner de la visibilité sur l’avancement).

A l’inverse, commencer par la tâche la plus longue, et pour peu que génériez un effet tunnel (votre commanditaire n’a aucune visibilité sur l’avancement de la tâche), est le meilleur moyen pour qu’il s’inquiète ! Ne vous étonnez pas s’il vous demande toutes les deux heures où vous en êtes, ce n’est pas qu’il est pressant, c’est juste qu’il n’est pas en situation de confiance !

Une priorisation concertée

Même si vous pouvez avoir votre idée des sujets les plus prioritaires et avoir fait un premier classement selon leur durée, je recommande de discuter de la priorité avec le commanditaire.

N’oubliez pas, aussi trivial que ce soit : c’est lui qui vous rémunère ! Donc ses priorités deviennent les vôtres et l’ordre d’exécution des tâches peut donc différer.

Il s’agit donc de ne pas écouter sa tendance naturelle (soit commencer par ce qui nous plaît le plus, soit « manger sa grenouille » au plus tôt) mais bien de s’assurer que l’ordre d’exécution des tâches réponde aux besoins prioritaires du commanditaire ! Parfois, cela ira dans votre sens naturel, parfois non. Il faut faire avec 🙂

Synthèse des 7 règles simples pour bien démarrer son cahier des charges

Et vous, pour démarrer un cahier des charges, qu’elle est votre tâche préférée ?

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