Avoir une prise de notes efficace : quelques fondamentaux (partie 1)

Avant de nous intéresser à la prise de notes en elle-même, tant en termes de forme que de fond et qui fera l’objet d’un second article, il nous semble important d’énoncer quelques principes de base qui conditionnent fortement la qualité de ce que l’on rédige au cours d’un entretien.

Quelques pré-requis clés à la prise de notes

Etre concentré

Tout d’abord, il s’agit d’être totalement concentré sur les propos de son interlocuteur, d’être investi à 100% dans l’échange et d’être pleinement conscient que l’autre va nous communiquer des messages importants.

Sans cet effort de concentration, nous risquons de passer à côté d’informations clés ou de les déformer lors de leur transcription.

Savoir analyser

Ensuite, il nous semble important de savoir analyser à la volée les propos de son interlocuteur, c’est-à-dire de savoir classer les informations transmises, et les trier.

Cette classification sera d’une grande utilité quand il s’agira de reformuler (donc de synthétiser) pertinemment les choses.

Savoir utiliser le traitement de texte

Si l’on utilise un ordinateur, une bonne maîtrise du traitement de texte est également un élément important : usage des raccourcis clavier, sauvegarde rapide du fichier, etc.

Vous pouvez vous entraîner ici : https://bellouguet.fr/6eist/tic/exercicestt/exercicestt.php

Savoir faire deux choses en même temps

Enfin, il ne saurait y avoir de prise de notes efficace si l’on n’arrive pas à écrire en écoutant et en parlant.

En synthèse

Par conséquent, si vous savez que vous allez avoir un échange oral, préparez-vous au mieux. Par exemple, n’attendez pas la dernière minute pour vous conditionner : prenez le temps de rassembler vos affaires et vos esprits, concentrez-vous, projetez-vous sur l’échange. Quel est l’ordre du jour ? Avez-vous préparé vos questions ?

Autrement dit, ne commencez pas l’entretien dans la précipitation mais prenez au contraire le temps de souffler en vous isolant quelques minutes auparavant si besoin. Pour ce qui est de l’analyse et du tri, nous y reviendrons dans un article ultérieur.

S’exercer à la prise de notes

Si vous avez des difficultés à écrire en écoutant et/ou en parlant, entraînez-vous ! Il s’agit d’apprendre à maîtriser son cerveau et d’être capable faire deux choses différentes en même temps, comme un musicien qui chante en jouant d’un instrument. Plus le musicien est expérimenté, plus les mélodies du chant et de l’instrument pourront être différentes et techniques.

Pour ce faire, nous vous conseillons les deux exercices suivants.

Exercice 1 : écouter en prenant des notes 

  • écoutez une vidéo (par exemple, la présentation d’un logiciel) de 2 à 5 minutes sans la mettre en pause et prenez vos notes au fil de l’eau,
  • une ou deux heures après, reprenez vos notes et résumez à l’oral le contenu de la vidéo,
  • repassez la vidéo et comptez le nombre d’éléments clés que vous avez oubliés ou déformés. Plus le nombre d’oublis ou de déformations est élevé, plus c’est le signe que la qualité de votre prise de notes est en encore insuffisante et qu’il vous faut poursuivre l’entraînement.

En répétant cet exercice, vous devriez peu à peu observer ces bénéfices :

  • des notes plus lisibles et mieux organisées,
  • une focalisation sur l’essentiel du propos,
  • une diminution du nombre d’éléments clés oubliés ou déformés.

Exercice 2 : parler en prenant des notes 

  • écoutez une vidéo (par exemple, la présentation d’un logiciel) par tranches de 20 à 30 secondes sans prendre aucune note,
  • mettez la vidéo sur pause et, en même temps que vous prenez vos notes, reformulez à l’oral ce que vous venez d’entendre, en vous mettant pour seule contrainte de ne pas noter exactement la même chose que ce que vous dites (donc pas de phrases complètes). Les notes devraient être l’essence de la reformulation,
  • une ou deux heures après, reprenez vos notes et résumez à l’oral le contenu de la vidéo,
  • repassez la vidéo et, pour les mêmes tranches de temps, comptez le nombre d’éléments clés que vous avez oubliés ou que vous avez déformés. Plus le nombre d’oublis ou de déformations est élevé, plus c’est le signe que la qualité de votre prise de notes est en encore insuffisante et qu’il vous faut poursuivre l’entraînement.

En répétant cet exercice, vous devriez observer que vos notes :

  • sont plus synthétiques,
  • conservent l’essence de ce que vous avez exprimé à l’oral,
  • sont toujours exploitables plusieurs heures après l’exercice.

Les erreurs à ne pas commettre durant la prise de notes

Ne pas avoir de quoi noter 

Ne pas avoir de quoi noter
Toujours avoir de quoi assurer la prise de notes !

Que l’entretien soit planifié ou que vous soyez prévenu au dernier moment, il faut avoir le réflexe de prendre avec soi de quoi noter. En effet, il est très préjudiciable à son image de devoir annoncer pendant une réunion que l’on doit ressortir pour aller chercher un cahier car cela ne renvoie pas une attitude professionnelle.

Par conséquent, pensez à laisser toujours bien en évidence sur votre bureau un calepin et des stylos.

Ne pas avoir un ordinateur ou une tablette chargé

Si vous optez pour une prise de notes sur ordinateur ou sur tablette via une application dédiée, soyez bien certain d’avoir suffisamment de batterie pour tenir toute la réunion. Dans tous les cas, munissez-vous de votre câble d’alimentation. Là encore, il n’y a rien de pire que de voir son ordinateur s’éteindre et de devoir quitter la réunion pour aller chercher la recharge (et encore, cela est faisable uniquement si votre bureau est à proximité.)

Quoi qu’il en soit, ayez toujours avec vous un support papier, ne serait-ce que pour faire des schémas si besoin.

Se retrancher derrière ses notes 

Une fois que l’on a éliminé les problématiques de logistique, il reste encore à traiter l’attitude que nous adoptons lorsque nous prenons des notes.

Le tout est de rester bien droit et de privilégier l’échange, le contact visuel, avec son ou ses interlocuteurs. En effet, si vous passez tout l’entretien, aussi professionnel soit-il, courbé sur vos notes ou retranché derrière l’écran de l’ordinateur, les participants n’en garderont pas forcément un bon souvenir et votre leadership en souffrira.

De plus, noter mot pour mot tout ce que dit notre interlocuteur se fait toujours au détriment du questionnement car nous sommes alors trop concentrés à faire des phrases pour que notre cerveau soit disponible pour interroger l’autre. Cela est également souvent interprété comme le signe d’une forte introversion, d’une crainte à s’exprimer, voire de la peur de son interlocuteur et de son jugement. Et même si ce n’est pas votre cas, c’est tout du moins certainement ce qu’il ressentira.

Ne pas prendre de notes

Prenez toujours des notes car, même si votre mémoire est excellente, très au-dessus de la moyenne, votre interlocuteur ne le sait pas. Le fait de vous voir rien noter l’inquiétera plus qu’autre chose et il y a peu de chances qu’il se dise : « cette personne doit avoir une écoute incroyable pour pouvoir ainsi de passer de noter quoi que ce soit », mais plutôt : « ce que je dis ne l’intéresse pas, il n’écrit rien. »

On prend des notes pour rassurer notre interlocuteur, lui inspirer confiance.

En synthèse

La prise de notes n’est pas un acte anodin. Elle en dit beaucoup sur nous et ce sans même que nous ayons encore parlé. Est-on :

  • Prévoyant ou non ?
  • Attentif, ouvert et à l’écoute ?
  • Craintif ou au contraire sûr de soi ?
  • Structuré ou désordonné ?
  • Etc.

Que faire si je suis rapporteur d’une réunion ?

A priori, l’on vous nommera rapporteur si un ou plusieurs des participants à la réunion ont confiance en la qualité de votre prise de notes. En revanche, si l’on vous demande de l’être et que vous savez avoir une faiblesse de ce coté-là, peut-être vaudrait-il mieux décliner cette responsabilité. Vous avouerez une lacune, certes, mais les participants préféreront sans doute cela à un compte-rendu décevant qui ne retranscrit qu’imparfaitement ce qui a été dit et acté.

Avant de commencer la réunion, n’hésitez pas à prendre quelques minutes avec l’organisateur/animateur pour bien définir votre rôle. Vous pouvez également faire les suggestions suivantes :

  • on consigne uniquement les éléments reformulés et validés par tous,
  • vous pouvez intervenir pour clarifier un point et faire un récapitulatif entre chaque changement de sujet afin de vous assurer que rien n’a été oublié.

En espérant que cette fiche vous aidera à progresser dans cet exercice difficile qu’est la prise de notes en temps réel.

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