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7 règles pour démarrer son cahier des charges

7 règles simples pour bien démarrer son cahier des charges… et donner de la visibilité !

7 règles simples pour bien démarrer son cahier des charges

Votre commanditaire vient de vous confier la tâche de rédiger un cahier des charges, par exemple dans le but de lancer un appel d’offres dans le secteur public ou pour une entreprise privée. Problème : cet exercice ne vous est pas du tout familier et votre entourage, professionnel comme personnel, n’est pas en mesure de vous aider.

Ne souriez-pas, cette situation est assez commune dans bon nombre d’organisations. J’ai déjà pu observer que ce travail, qui nécessite tout de même une certaine expérience et un minimum de technicité, était même parfois confié à des stagiaires ou des alternants… Mais que l’on soit junior ou plus aguerri, j’observe régulièrement deux écueils majeurs dans l’acte de rédaction :

  • on se jette à l’assaut du document sans trop vraiment savoir ce qu’il doit contenir,
  • il est difficile de dire objectivement quand on aura terminé.

C’est en partant de ce constat que je me suis dit qu’un article sur 7 règles simples à appliquer pour bien démarrer son cahier des charges pourrait être utile à beaucoup d’entre vous. J’en prépare un autre sur les indicateurs de pilotage clés, n’hésitez pas à me dire en commentaire si cela vous intéresse !

Suis-je prête, suis-je prêt ?

Suis-je prête, suis-je prêt ?

Avant même de se lancer dans la rédaction de son cahier des charges, il faudrait déjà savoir précisément ce que l’on doit écrire. Cela est tellement évident que le fait de le rappeler semble totalement superflu. Et pourtant… Que celui ou celle qui n’a jamais passé des heures de travail à rédiger des éléments qui ont ensuite été supprimés du document me jette la première pierre ! (aïe !)

Oui, il est primordial de définir le plus en amont possible les attendus de notre commanditaire afin de maximiser nos chances de donner pleine et totale satisfaction. En effet, un démarrage mal cadré présage rarement de quelque chose de bon en sortie…

C’est pourquoi je vais tenter de vous faire profiter de 7 règles simples qui vous permettront de démarrer plus sereinement votre cahier des charges.

7 règles simples pour bien démarrer son cahier des charges

1 : S’accorder sur le chiffrage

Partez toujours de ce postulat : un commanditaire, quel qu’il soit, ne fait jamais de chèque en blanc. Par conséquent, ne pas connaître le budget (en euro ou la charge en jour.homme) qu’il est prêt à vous allouer pour mener à bien le cahier des charges est un risque qu’il vaut mieux éviter de prendre.

Les raisons paraissent évidentes :

  • Si, pour vous, le travail à réaliser est d’une telle ampleur que vous prenez 10j.h pour le faire alors que votre commanditaire considère qu’une première pré étude de 3j.h aurait été suffisante, vous ne donnerez pas satisfaction.
  • Si votre commanditaire attend un travail fouillé de 10j.h et que vous survolez le sujet en seulement 3j.h, vous ne donnerez pas non plus satisfaction.

CQFD : vous raterez à tous les coups.

Par conséquent, mettez-vous d’abord d’accord sur une valeur. Elle pourra toujours être réajustée au fil de l’eau… mais seulement si vous avez des éléments factuels (des chiffres) à avancer, surtout s’il s’agit de demander une rallonge !

2 : Connaître le format attendu

Là encore, j’enfonce peut-être une porte ouverte mais, lorsque vous rédigez un document, êtes-vous toujours certain du format sous lequel il est attendu ? Devez-vous rédiger sous Word ? Faire un PowerPoint ? Un tableau Excel ? Un email ? Utiliser l’outil de ticketing de votre organisation, Jira ou Mantis par exemple ? Confluence ? Axure ? Etc.

Ne faites pas fausse route en décidant vous-même du format qui vous semble le plus adapté ou avec lequel vous êtes le plus à l’aise. In fine, c’est bien votre commanditaire qui exploitera le document, c’est donc lui qui devra se sentir le plus à l’aise avec.

3 : Connaître le contenu attendu…

Aborder le sujet du contenu signifie que le besoin a déjà un peu maturé et que le commanditaire sait plus ou moins ce qu’il souhaite. Au minimum, je vous recommande de poser les trois questions suivantes :

  1. Faut-il définir les enjeux du projet ?
  2. Le document doit-il contenir des schémas (processus, flux, etc.) ou même des maquettes d’écrans ?
  3. Quel est précisément le périmètre fonctionnel à couvrir ?

Cela est certes très macro mais, au moins, vous saurez sur quoi vous devez vous focaliser. Ensuite, le niveau de détail et de qualité variera en fonction de la charge allouée et du délai (j’y arrive un peu plu bas).

4 : … et le contenu non attendu (ils n’en veulent pas !)

oui ou non

Hé oui ! S’il est très important de savoir ce que doit contenir le cahier des charges, il l’est tout autant de savoir ce qu’il ne doit pas contenir. Dit autrement : Qu’est-ce qui pourrait figurer dans l’étude mais que votre commanditaire choisit volontairement d’exclure ?

En effet, il s’agit d’optimiser votre production dans le temps qui vous est imparti. Gaspiller bêtement de l’énergie à rédiger des choses qui seront supprimées du document, c’est frustrant et c’est une source de stress inutile.

De plus, si tous les intervenants partagent cette information, cela vous protège d’éventuels actes de mauvaise foi. Si un élément a été exclu du périmètre de l’étude, personne ne pourra vous reprocher de ne pas l’avoir traité ;-). Et si pour une raison quelconque il fallait le réintégrer au cahier des charges, alors vous serez tranquille pour renégocier le budget ou le délai… 😉

5 : Dimensionner le volume à produire

Ce point peut demander un peu d’expérience mais il est important d’avoir une estimation, une fourchette, du volume à produire, que ce soit en nombre de pages, en nombre de fonctionnalités et, pour les plus aguerris : user stories, exigences, tickets, etc.

Pourquoi est-ce important ?

D’une part, si l’on n’a pas cette estimation initiale, il sera ensuite quasiment impossible de dire si oui ou non on touche au but, si l’on prévoit de lourds dépassements ou si au contraire on a surévalué la tâche.

D’autre part, une fois mis au regard de la charge, cela permet d’avoir une idée de la productivité attendue… et d’alerter en conséquence le cas échéant !

En effet si, par exemple, je n’ai que 2j.h pour produire un cahier des charges de 20 pages, ce n’est pas la même chose que d’en avoir 10, ou 20, etc. Donc, est-ce que la charge que l’on m’octroie est cohérente avec le volume que j’ai à produire ? Et ce peu importe le délai ! Que j’ai un délai de 4 jours pour utiliser mes 2j.h ou un délai de 3 semaines, il reste que je dois toujours produire 20 pages en 2j.h (bien entendu, je postule ici que je suis seul sur le projet).

A l’inverse, si je n’ai ni charge ni idée du volume à produire alors comment puis-je alerter mon commanditaire sur d’éventuelles dérives ?

6 : Borner dans le temps

Un projet a certes une date de début mais il a surtout une date de fin. Afin de s’organiser au mieux en fonction des tâches, de leur charge et de leur priorité, j’ai besoin de savoir à quelle échéance je dois rendre mon travail. Là encore, cette information est précieuse pour pouvoir anticiper des dérives et remonter des alertes, et valider à temps (avant la date buttoir… ;-)) !

agenda

Par exemple :

  • J’ai 5 jours de délai.
  • Avec une charge de 2j.h.
  • Je dois produire 10 pages.
  • J’ai consommé 1j.h sur 3 jours de délai.
  • J’ai produit 4 pages.

Vais-je rendre mon travail dans les temps ? Cela dépend de beaucoup de facteurs, notamment la qualité (Q) attendue, les coûts (C) et le délai (D). Un article sortira très prochainement pour détailler les différentes options possibles.

Ne vous mettez pas en surcharge

Si vous allez déborder, pas de panique ! La première chose à faire n’est pas d’essayer de faire rentrer plus de jours que ne peuvent en contenir les 2j.h alloués en faisant des heures supplémentaires et en travaillant le week-end sans le dire ! Commencez plutôt par alerter votre commanditaire en lui rapportant ces faits. Peut-être qu’il augmentera votre charge, peut-être qu’il diminuera le périmètre à couvrir, peut-être qu’il abaissera la qualité attendu, peut-être qu’il abandonnera le projet car son ROI (retour sur investissement) n’est plus intéressant, etc. Bref, il existe des tas de scénarios possibles !

Et dans tous les cas, on vous sera reconnaissant d’avoir pris les devants.

Pour en savoir plus sur le triangle QCD, vous pouvez vous reporter à l’article ci-joint : https://organisologie.com/comment-sorganiser/comment-atteindre-ses-objectifs/plan-action/retroplanning/triangle-qcd/

Ne consommez pas d’avantage sans en informer le donneur d’ordre

Une autre option à éviter est la suivante : ne pas informer votre commanditaire de la surcharge, consommer plus que ce qu’il vous a donné et le mettre ensuite au pied du mur ! Un commanditaire préfèrera (presque) toujours qu’on lui remonte une alerte anticipée de dérive (de charge, de délai, de pages, etc.) plutôt que de devoir payer plus sans avoir eu le choix d’arbitrer.

En effet, si pour lui il est acceptable de payer 2j.h de travail pour le document demandé, il considère peut-être que plus rend ce même document trop coûteux pour l’importance qu’il y accorde !

7 : Définir les priorités

Au sein de votre organisation, vous avez certainement plusieurs sujets sur le feu et les tâches s’accumulent. Comment les gérerez-vous ?

  • Traitez-vous les demandes dans leur ordre croissant d’arrivée en faisant en sorte que les tâches les plus anciennes soient celles que vous acheviez en premier ?

ou bien

  • Le dernier qui a parlé est-il servi en premier, et ce même si la tâche est moins importante que les autres ? Ou plus longue ? Voire les deux ?

Concernant la gestion des priorités, je préconise deux choses.

Le plus rapide en premier

Vous pouvez adopter une approche “Quick win” (gagner rapidement) qui consiste à toujours commencer par les tâches les plus rapides à faire de façon à ce que votre commanditaire voit que les choses avancent.

vitesse manège

Dit autrement, si vous avez trois tâches à exécuter, une de 1 heure, l’autre de 3 heures et la dernière de 2 jours, commencez par celle d’une heure.

En montrant à votre commanditaire que vous faites bouger les choses et que vous clôturez des sujets, vous le mettrez plus facilement en confiance, ce qui vous permettra de travailler sereinement sur la tâche la plus longue (ce qui ne vous dédouane pas de donner de la visibilité sur l’avancement).

A l’inverse, commencer par la tâche la plus longue, et pour peu que génériez un effet tunnel (votre commanditaire n’a aucune visibilité sur l’avancement de la tâche), est le meilleur moyen pour qu’il s’inquiète ! Ne vous étonnez pas s’il vous demande toutes les deux heures où vous en êtes, ce n’est pas qu’il est pressant, c’est juste qu’il n’est pas en situation de confiance !

Une priorisation concertée

Même si vous pouvez avoir votre idée des sujets les plus prioritaires et avoir fait un premier classement selon leur durée, je recommande de discuter de la priorité avec le commanditaire.

N’oubliez pas, aussi trivial que ce soit : c’est lui qui vous rémunère ! Donc ses priorités deviennent les vôtres et l’ordre d’exécution des tâches peut donc différer.

Il s’agit donc de ne pas écouter sa tendance naturelle (soit commencer par ce qui nous plaît le plus, soit “manger sa grenouille” au plus tôt) mais bien de s’assurer que l’ordre d’exécution des tâches réponde aux besoins prioritaires du commanditaire ! Parfois, cela ira dans votre sens naturel, parfois non. Il faut faire avec 🙂

Synthèse des 7 règles simples pour bien démarrer son cahier des charges

  1. S’accorder sur le chiffrage
  2. Avoir le format de livrable attendu
  3. Connaître le contenu attendu
  4. Connaître le contenu non attendu
  5. S’accorder sur le volume à produire
  6. Avoir une date d’échéance
  7. Prioriser les tâches

Et vous, pour démarrer un cahier des charges, qu’elle est votre tâche préférée ?

N’hésitez pas à nous répondre en commentaire ou à vous abonner à notre newsletter en bas de cette article. Venez partager votre expérience en commentaire sur les sujets en lien avec les cahier des charges !

La concision dans un cahier des charges

La concision dans un cahier des charges

La concision dans un cahier des charges pourrait avoir la même définition que celle qu’en donne Le Larousse : « Qui explique beaucoup de choses en peu de mots. ». Il s’agit donc, dans un cahier des charges, de savoir faire bref, dense, sobre, par opposition à long, prolixe ou verbeux. En revanche, ce que ne dit pas le dictionnaire c’est qu’il s’agit d’une qualité acquise et non pas innée : cela s’apprend, et c’est là tout l’objet de cet article.

La perfection est atteinte, non pas lorsqu’il n’y a plus rien à ajouter, mais lorsqu’il n’y a plus rien à retirer (Saint-Exupéry)

Un autre terme à la mode, synonyme de « concision », est « impactant », cela s’appliquant tant à l’écrit qu’à l’oral. Une personne concise serait donc quelqu’un qui a su faire sien le propos de Saint-Exupéry et a dégraissé sa communication de tous les détails inutiles et développements superflus.

Attention cependant à ne pas confondre « concision » et « clarté. » Ce n’est pas parce qu’une histoire est courte qu’elle est pour autant compréhensible. De même, lorsqu’on s’assure que l’on ne peut plus rien enlever à son cahier des charges, il faut également s’assurer que l’on est resté exhaustif.

concision

Ainsi, la concision dans un cahier des charges consisterait à avoir l’écrit le plus compact possible tout en conservant le même niveau d’information nécessaire. Dit autrement, un texte A ayant le même contenu et niveau de détail qu’un texte B mais avec un nombre de mots ou de caractères inférieur sera plus concis, la concision pouvant être vue au niveau du cahier des charges dans toute sa complétude comme d’une phrase.

Pourquoi être concis dans un cahier des charges ?

Dès lors que l’écriture devient un acte « professionnel », nous remarquons que la concision est à la fois une contrainte pour le rédacteur et un critère de qualité pour le lecteur.

Par exemple, les articles journalistiques sont très souvent contraints par un nombre de caractères limité. Le journaliste n’a que rarement « carte blanche », son texte doit rentrer dans un encart dont la taille est fixée, il doit donc tout dire avec un nombre de mots (voire de caractères) restreint. Il a fait de la concision une véritable technique rédactionnelle, devant chercher à chaque instant la façon la plus brève d’exprimer une idée sans pour autant la dénaturer.

Quant au lecteur, il est pressé. Qu’il lise un article sur le Web, un cahier des charges ou un email, il souhaite accéder le plus rapidement possible à l’information dont il a besoin. A l’inverse, ce même lecteur féru de littérature ne reprochera pas à Marcel Proust ses digressions infinies. Ce sont deux horizons d’attente bien distincts, il ne faudrait pas se tromper de cible.

Ainsi, dans un contexte professionnel, les lecteurs de nos cahiers des charges nous seront reconnaissants de savoir aller à l’essentiel sans pour autant être brusque, de ne pas « tourner autour du pot » et de rédiger sans « effets littéraires ».

Techniques pour améliorer sa concision : cas pratique et théorie

6 principles of concision

Cas pratique

Prenons la phrase suivante : « M Lambert passe le relais du dossier à Mme Yun, MOA senior, elle assure notamment la formation des gestionnaires de la société ProtègeTout et assure les contrôles qualités sur l’ensemble des projets de  ProtègeTout. »

Etape 1 : analyser

Elle se compose de 34 mots. Que pouvons-nous déjà observer ?

  • L’adverbe « notamment » introduit une question à laquelle la phrase ne répond pas : quelles sont les autres tâches de Mme Yun ?
  • Le nom de la société ainsi que le verbe d’action « assure » sont répétés deux fois.

Ainsi, si l’on corrige ces premiers défauts, cela donnerait : « M Lambert passe le relais du dossier à Mme Yun, MOA senior, elle assure pour ProtègeTout la formation des gestionnaires et les contrôles qualités sur l’ensemble des projets. » 28 mots.

Etape 2 : raccourcir

A présent, zoomons d’avantage et intéressons-nous au premier tronçon de phrase : « M Lambert passe le relais du dossier à Mme Yun, MOA senior. »

L’idée est de chercher une expression équivalente mais plus courte. Par exemple, « passer le relais à » pourrait être remplacé par « transmettre », ce qui donnerait alors : « M Lambert transmet le dossier à Mme Yun, MOA senior. Elle assure pour ProtègeTout la formation des gestionnaires et les contrôles qualités sur l’ensemble des projets. » 26 mots.

Etape 3 : raccourcir encore

Passons à la seconde partie de la phrase : « Elle assure pour ProtègeTout la formation des gestionnaires et les contrôles qualités sur l’ensemble des projets. » Comme on a déjà fait sauter les répétitions, cela devient plus compliqué. Cependant l’expression « sur l’ensemble de » pourrait être soit supprimée, soit remplacée par « tous » si vraiment l’auteur tient à insister sur ce point. Nous optons pour la version la plus radicale : « M Lambert transmet le dossier à Mme Yun, MOA senior. Elle assure pour ProtègeTout la formation des gestionnaires et les contrôles qualités sur les projets. » 25 mots.

Etape 4 : raccourcir encore et encore

Enfin, une dernière étape. Etant donné que le texte comporte une énumération de deux éléments, nous allons utiliser la liste à puces.

« M Lambert transmet le dossier à Mme Yun, MOA senior. Elle assure pour ProtègeTout :

  • la formation des gestionnaires,
  • les contrôles qualités des projets. »

Cette façon de présenter nous permet d’économiser encore un mot, la conjonction de coordination « et », pour un nouveau résultat de 24 mots.

Donc, au total, sur une phrase initiale de 34 mots, sans dénaturer le sens et en restant phrasé, nous avons pu économiser 10 mots.

Cela peut sembler peu mais, rapporté à un document de par exemple 10 000 mots, cela représenterait, par projection, une économie de 2 942 mots, soit près de 30% du volume total ! Et un lecteur moyen qui lit à 250 mots par minute n’aurait plus besoin de 40 minutes mais de moins de 30 pour le parcourir en intégralité.

Vous pouvez tester votre vitesse de lecture ici : http://www.readingsoft.com/fr/test.html

Théorie : les 7  règles de concision

Vous trouverez ci-dessous quelques techniques utiles pour devenir plus concis à l’écrit, dont notamment des règles d’écriture empruntées à George Orwell (écrivain anglais du début du 20ème siècle : “1984”, “La ferme des animaux”…) indiquées entre guillemets.

  1. « N’utilisez jamais un mot long quand un mot bref fait l’affaire. » Seule entorse à cette règle : le respect des termes de votre domaine métier.
  2. « S’il est possible de supprimer un mot, supprimez-le. » Cela peut nécessiter de multiples relectures dédiées à la concision afin de trouver les formulations les plus simples et directes.
  3. « N’utilisez jamais la voix passive si vous pouvez utiliser la voix active. »
  4. « N’utilisez jamais une phrase étrangère, un terme scientifique ou un mot de jargon si vous songez à un terme équivalent dans le langage courant. » Seule entorse à cette règle : le respect des termes de votre domaine métier.
  5. Privilégiez les phrases courtes (au-delà de 4 à 6 verbes dans une même phrase, on entre dans la complexité) et mono message.
  6. Dès que vous le pouvez, faites une liste à puces car cela pousse notamment à factoriser le terme l’introduisant et donc à éviter les répétitions.
  7. « Brisez l’une de ces règles plutôt que de dire quoi que ce soit de barbare. »

En espérant que cette fiche vous aura fourni quelques techniques faciles à mettre en place pour ne plus écrire de façon plus concise.

Références :

comprendre le métier

Comprendre le métier ? Suivez le guide

Ce que nous explique notre interlocuteur au cours d’un atelier est obscur pour vous ? Voilà la problématique à laquelle cet article va tenter de répondre, sans dogmatisme mais en vous présentant des techniques qui ont déjà fait leur preuve. Il en existe certainement d’autres, nous comptons donc sur vous pour nous en faire part… 😉

Tout comme une anomalie, plus une incompréhension fonctionnelle est levée tardivement, plus elle coûte cher à prendre en compte.

Constat général : il est normal de ne pas tout comprendre

Tout d’abord, il faut admettre ce postulat de base : nous serons forcément confrontés, au cours de notre carrière, à l’incompréhension. Cela est vrai pour des internes, cela l’est encore plus lorsque l’on fait de la prestation puisque nous sommes amenés à régulièrement changer de mission, donc de domaine métier, de méthode de travail, d’outil, etc.

Ainsi, il faut avoir conscience :

  • qu’il est normal de ne pas toujours tout comprendre,
  • que l’on ne nous tiendra pas rigueur de ne pas comprendre dès lors que nous faisons des efforts pour changer la donne et que nos progrès sont perceptibles.

L’incompréhension se voit

Lorsqu’on est face à une personne et que l’on ne comprend pas ce qu’elle explique, que ce soit totalement ou partiellement, ne nous leurrons pas : elle le sent, c’est ce que l’on appelle l’intelligence émotionnelle. Sans que nous ayons à dire un mot, le langage corporel nous trahit :

  • sourire forcé,
  • voix chevrotante,
  • regard fuyant,
  • tics physiques (jouer avec son stylo par exemple),
  • se réfugier derrière l’écran de l’ordinateur pour prendre convulsivement des notes sans comprendre ce que l’on rédige,
  • poser des questions “bateaux” : « qui fait cela ? », « combien de fois cela arrive ? », « comment vous faites pour… ? ». Souvent inutiles, elles ne masquent pas du tout notre incompréhension.

Bien entendu, si l’on n’a rien compris durant l’entretien, il n’y a aucune raison pour que l’illumination vienne a posteriori, durant la phase de rédaction. Aucun miracle en perspective : le livrable sera médiocre, voire mauvais.

Pour en apprendre plus sur l’intelligence émotionnelle, je vous recommande la lecture de l’ouvrage de Daniel Goleman, dont vous trouverez un résumé ici : https://des-livres-pour-changer-de-vie.com/lintelligence-emotionnelle/

Ne pas avoir peur de dire qu’on ne comprend pas

Je ne sais pas comment vous faisiez durant votre scolarité mais, au cours de la mienne, j’ai constaté que certains élèves n’hésitaient pas à lever la main et interroger le professeur lorsqu’ils n’avaient pas compris une explication. Ce n’est pas pour autant qu’ils étaient considérés comme des incapables et beaucoup d’élèves moins téméraires étaient très contents que la question soit posée.

De là à penser que ces élèves interrogateurs réussissaient mieux leurs contrôles que ceux qui se contentaient d’accepter leurs incompréhensions, il y a un pas que je ne franchirai pas…

Dire qu’on ne comprend pas est une marque de professionnalisme

Par conséquent, pourquoi une chose qui allait de soi à l’école devient-elle problématique dans le milieu professionnel ? A-t-on donc si peur de perdre notre emploi, de manquer une promotion, de se voir refuser une augmentation de salaire parce que l’on questionne ? Notre ego est-il devenu si important pour que l’idée de montrer une faiblesse le hérisse ? Nous n’attendons pourtant pas d’un médecin qu’il diagnostique précisément ce dont nous souffrons uniquement sur la base de ce qu’il observe… Non, le médecin interroge son patient, l’enquêteur interroge le suspect, et pour faire un cahier des charges, nous questionnons notre client. C’est dans l’ordre des choses, cela fait partie du travail et il serait donc non-professionnel de ne pas le faire.

A ce titre, il faut savoir qu’un client se plaint rarement qu’un consultant le questionne, c’est plutôt le contraire qui s’observe. En effet, quel message envoyons-nous lorsque nous ne questionnons pas ? Car notre interlocuteur connaît notre CV, il sait que nous n’avons pas de connaissances dans tel ou tel domaine. Aussi, le fait de ne pas clarifier les choses ne lui fait pas se dire « ce consultant doit être très bon, il comprend tout sans poser une seule question, j’ai fait le bon choix. » Non, il s’inquiétera, n’aura pas confiance. Or, au début, la confiance est l’une des plus choses les plus difficiles à maintenir, elle se perd beaucoup plus vite qu’elle ne se gagne. Alors autant commencer à la conquérir le plus tôt possible, dès les premières minutes d’un échange.

Notre guide SOS : quelles postures adopter quand on ne comprend pas ?

A présent que les bases ont été jetées, intéressons-nous aux postures à adopter lorsqu’on ne comprend pas.

Il faut savoir identifier ce qui pose problème. Ainsi le « flou » possède son cycle de vie :

  • non identifié : je ne comprends pas une chose mais je ne sais même pas encore qu’elle existe,
  • identifié : je suis face à une chose que je ne comprends pas,
  • soumis : j’ai mis en place des mécanismes qui vont me permettre de comprendre,
  • résolu : j’ai fini pas réellement comprendre et je peux le démontrer.

Nous allons laisser de côté le premier état (« non identifié ») pour nous intéresser directement au flou identifié.

1 – Clarifier tout ce qui n’a pas été compris

Il faut comprendre que lorsque l’on rédige un cahier des charges, on peut être victime du syndrome de la page blanche ou, de la question blanche : on est “sec”, on ne sait pas quelles questions poser, un long blanc s’installe… Pour cela, le flou est du pain béni : c’est une source de questions qui va venir alimenter sans effort l’interview, une pépite à transformer.

Cas d’application. Votre interlocuteur vous transmet les informations suivantes :

« Nous voulons moderniser le système de gestion des règlements client. Il faut pouvoir indiquer au niveau d’un client un délai de règlement.

Nous avons besoin de pouvoir rapprocher les règlements constatés en banque avec les factures émises, comme ça nous pourrons identifier les factures non encore réglées.

On doit tracer toutes les actions de relance avec les réponses apportées par les clients. On veut pouvoir catégoriser les clients selon qu’ils sont bons payeurs, payeurs moyens ou très mauvais payeurs. En effet, on veut pouvoir blacklister des clients : avec certains ne plus renouveler de commandes et avec d’autres interrompre les contrats en cours. »

A titre personnel, beaucoup d’éléments me semblent obscurs : les délais de règlement, les actions de relance, les réponses apportées, même « commande », dans ce contexte, me donne des frissons. Alors comment faire en sorte que chacun de ces flous deviennent individuellement limpides et que tout fasse sens ?

Le sujet portant sur la gestion des règlements client, il semble judicieux de commencer par clarifier cela. Qu’est-ce qu’un client au sein de l’organisme ? Y a-t-il une typologie client ? Peut-on obtenir des exemples de client ?

Posez un “nuage de mots” pour visualiser les difficultés.

Le sujet portant sur la gestion des règlements client, il semble judicieux de commencer par clarifier cela. Qu’est-ce qu’un client au sein de l’organisme ? Y a-t-il une typologie client ? Peut-on obtenir des exemples de client ?

Si l’on reformule notre compréhension de ce qu’est un client en intégrant les exemples collectés et que notre interlocuteur acquiesce explicitement, c’est gagné : nous venons de chasser notre premier flou ! Il en reste encore beaucoup mais, au moins, nous avons une base solide sur laquelle avancer.

2 – Avoir un fil directeur (conducteur) pour comprendre pas à pas

Ensuite, c’est le principe de la pelote de laine : on tire le fil et on voit où cela nous mène. Pour cela, l’approche par l’exemple reste une valeur sûre.

Nous vous proposons ci-dessous un exemple de dialogue :

  • A. : « Si j’étais client chez vous, que pourrais-je faire ? Vous m’avez parlé de commande… »
  • Métier : « Oui, les clients nous passent des commandes »
  • A. : « Donc en tant que client, je peux vous passer plusieurs commandes j’imagine. Mais est-ce qu’une commande est passée par un seul client, moi en l’occurrence ? Ou est-ce qu’une commande peut être groupée, c’est-à-dire que je la partage avec un autre client par exemple ? »
  • Métier : « Non, la commande est passée par un seul client. »
  • A. : « C’est très clair. Est-ce que je peux en déduire qu’un règlement, le paiement donc, concerne une commande ? Peut-on régler plusieurs commandes avec un seul règlement ? »
  • Etc.

On le voit, l’idée est donc d’avancer pas à pas, par couple de concepts métier, sans se précipiter. Et tant qu’un couple n’est pas parfaitement compris, on ne change pas de sujet.

3 – IMPORTANT Contrôler que l’on a bien compris

Comment savoir si j’ai bien compris ?

  • une définition illustre chaque concept,
  • il y a au moins un exemple par concept,
  • j’ai reformulé le fonctionnement de ce couple de concepts et mon interlocuteur a validé intégralement ma compréhension.

Et si vous êtes chevronné vérifiez aussi :

  • que pour une association entre deux concepts, les quatre multiplicités sont présentes,
  • qu’un exemple clarifie les multiplicités les plus complexes, structurantes.

4 – Demander à voir concrètement les choses pour être sûr de comprendre

Un dernier point qui fonctionne bien si l’on travaille sur une application existante :  demander à son interlocuteur qu’il nous montre concrètement les choses. Cela est particulièrement efficace si nous n’avons pas les habilitations nécessaires pour aller voir par nous-mêmes (par exemple lorsqu’une évolution concerne des fonctionnalités d’administrateur et que vous ne l’êtes pas.)

J’espère que ces conseils vous seront utiles et vous aideront à entrer plus facilement dans un sujet complexe tout en conservant votre confiance en vous. N’hésitez pas à lire l’article suivant, qui vous éclairera également sur le sujet : https://soscahierdescharges.fr/modeliser-les-donnees-dans-un-cahier-des-charges/

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Cas élémentaire de modélisation des concepts métier

Vous ne savez pas comment démarrer un cahier des charges ? Voici un cas élémentaire de modélisation des concepts métier. Fiabilisation projet 100% garantie 😉

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Les productions d’un cahier des charges

L’efficacité d’un recueil du besoin dans le cadre d’un cahier des charges ou autre (EB, SFD, Epic, US, Feature) s’évalue en partie au regard du nombre des 4 « productions » clés qu’il a permis de collecter. C’est la collecte de ces productions qui va guider le questionnement, ceci ayant pour effet bénéfique d’augmenter le nombre de questions utiles et de garantir  vos résultats.

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Critères qualité du recueil des besoins

Objectiver par des critères simples la qualité de votre recueil des besoins ? Rendre compte comme un pro ? Rattraper l’inefficacité d’un interview ? Voici des critères tangibles et quantifiables. Ceux-ci devraient sans équivoque vous aider à sortir du pur ressenti post atelier  :

  • « Cela s’est plutôt bien passé, je suis content(e) » 
  • « Le métier trouve que je ne les comprends jamais » 
  • « J’ai été catastrophique, je n’ai rien compris »
  • « Je n’ai pas eu le temps de tout recueillir »…

pour passer à une analyse factuelle de votre efficience. Bref, de quoi vous protéger des éventuels ressentis de vos commanditaires, représentants métier et ainsi être serein sur vos performances projet.

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Pourquoi modéliser les données dans un cahier des charges ?

Dans cet article, nous allons nous intéresser aux motivations, au “pourquoi” il est utile de modéliser les données dans un cahier des charges.

« Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours. » (Napoléon Bonaparte)

Un premier constat

Modéliser les données est difficile

Oui, la modélisation des données est une compétence difficile à acquérir. Mais postulons qu’une école telle que Supinfo, par exemple, trouve un intérêt à enseigner UML[1] à ses étudiants, notamment le diagramme de classe, ou que le témoignage suivant de Jean-Christophe Hurpea (responsable du développement d’Ortho-CLinical Diagnostics) a de la valeur :

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IHM : les 7 clefs de la conception des maquettes d’écran

Alors oui je sais vous allez me dire tout de suite : “Les IHM ne sont pas à mettre dans le cahier des charges”. Alors je vais vite vous répondre 😀

  1. oui tout à fait c’est à éviter car c’est l’un des niveaux le plus fin du besoin et il serait sans doute mieux en spécifications fonctionnelles.
  2. maintenant qu’on est d’accord, sans doute pouvons nous évoquer le cas de demandes d’évolution, où il se pourrait fortement que vous n’ayez qu’un seul livrable à envoyer à votre fournisseur / Moe / développeur. Et devinez quoi ? il y aura de grande chance qu’il contienne une maquette ;-).

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Cahier des charges fonctionnel : pour qui ? pourquoi ?

Cahier des charges fonctionnel : pour qui ? pourquoi ?

La question peut paraître banale mais je suis persuadé que tout le monde n’a pas la même réponse dès lors qu’il s’agit de dire qui le cahier des charges fonctionnels cible. De fait, écrit-on pour :

  • son commanditaire ?
  • le sponsor projet ?
  • la Direction ?
  • les développeurs ?
  • soi-même ?
  • les utilisateurs finaux ?
  • le métier ?

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Cahier des charges : définition difficile du métier

1. Cahier des charges : définition difficile du métier

Nous, professionnels des projets, ne mesurons pas à quel point réaliser les activités amont de projets telles qu’un cahier des charges, des spécifications fonctionnelles, une backlog produit, des user stories… reste encore aujourd’hui, une activité difficile et complexe.

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