Critères qualité du recueil des besoins

Objectiver par des critères simples la qualité de votre recueil des besoins ? Rendre compte comme un pro ? Rattraper l’inefficacité d’un interview ? Voici des critères tangibles et quantifiables. Ceux-ci devraient sans équivoque vous aider à sortir du pur ressenti post atelier  :

  • « Cela s’est plutôt bien passé, je suis content(e) » 
  • « Le métier trouve que je ne les comprends jamais » 
  • « J’ai été catastrophique, je n’ai rien compris »
  • « Je n’ai pas eu le temps de tout recueillir »…

pour passer à une analyse factuelle de votre efficience. Bref, de quoi vous protéger des éventuels ressentis de vos commanditaires, représentants métier et ainsi être serein sur vos performances projet.

Les critères qualité du recueil des besoins

Afin de faire un REX (Retour sur EXpérience) complet et objectif, il faut pouvoir s’appuyer sur des éléments qui peuvent être comptés. Par conséquent, un premier critère qualité du recueil des besoins serait le nombre de productions collectées.

Le Cabinet de conseil qui m’a tout appris (et m’apprend encore) identifie trois productions clés :

  • les fonctionnalités,
  • les concepts métier,
  • les motivations.

Prenons l’exemple suivant, qui est une user story (sorte d’histoire à réaliser) d’un projet sur lequel j’interviens en ce moment :

“Lorsqu’une personne décède, l’opération xxx doit permettre de débloquer les actions de tous les plans et tranches de plan auxquels elle a adhéré.”

Critère qualité n°1 : les fonctionnalités

Critère qualité du recueil des besoins : les fonctionnalités
Critère qualité du recueil des besoins : les fonctionnalités

Je devrai collecter toutes les fonctionnalités qui doivent être implémentées. Par exemple : pouvoir changer le statut d’une personne pour le mettre à “décédée”, créer l’opération xxx et s’assurer qu’elle n’est opérationnelle que dans le cas où la personne a le bon statut, effectuer les calculs, etc.

Critère qualité n°2 : les concepts métier

Critère qualité du recueil des besoins : le diagramme de classe
Critère qualité du recueil des besoins : le diagramme de classe

Je devrai identifier les concepts métier, c’est-à-dire les éléments saillants que l’on va manipuler dans le projet (pour les avertis, en modélisation des données UML cela s’appelle des classes). De là, il faut repérer ce qui doit être impacté par le périmètre de la demande. Ici, je peux déjà lister “Personne”, “Opération”, “Déblocage”, “Action”, “Plan”, “Tranche de plan”. Bien entendu, il me faudra comprendre chacun de ces concepts, leurs interactions, et être en mesure de les expliquer.

Critère qualité n°3 : les motivations du besoin

Afin de bien comprendre la demande, je devrai collecter ses motivations : pourquoi a-t-on besoin de cette fonctionnalité ? Quelle est sa plus-value métier ? Que se passerait-il si nous ne l’avions pas ?

Ainsi, en sortie d’atelier (d’une durée maximale d’1h30 si vous ne voulez pas perdre en route la cohérence de votre cerveau et ainsi irriter vos interlocuteurs), je pourrai compter ce que j’ai réellement collecté et ainsi objectiver mon ressenti. Par conséquent, plus le nombre de productions collectées est élevé dans un temps donné, plus c’est le signe que mon recueil des besoins aura été efficace.

Version ++ pour les expérimentés : pour fiabiliser encore plus ce comptage, il faudrait prendre en considération uniquement les productions que j’aurai validées directement en séance, par exemple suite à des reformulations.

Critère qualité n°4 : la compréhension du sujet

Un autre critère qualité du recueil des besoins est le niveau de compréhension que j’ai du sujet en sortie d’entretien. Je peux le noter, par exemple, de 1 (très faible compréhension) à 5 (très bonne compréhension), tout en ayant à l’esprit que croire avoir compris est fondamentalement différent d’avoir réellement compris. Attention à la surévaluation !

Par conséquent, comment puis-je faire cette distinction afin d’évaluer au plus juste ? Voici quelques techniques qui, je l’espère, vous aideront :

  1. Durant l’entretien, mon interlocuteur a ponctué chacune de mes reformulations / questions de clarification par un « oui, c’est ça » clair et net et j’ai méticuleusement noté les reformulations validées afin de ne pas les perdre ou les déformer lors de la
    phase de rédaction.
  2. Pour illustrer les fonctionnalités les plus complexes ou structurantes et les concepts métier spécifiques (hors vocabulaire commun), je peux mettre en face une définition et un ou plusieurs exemples, voire des contre-exemples.
  3. En fonction du sujet traité, je suis en mesure de faire un schéma (diagramme de flux, d’activité, d’état, de classe, cartographie fonctionnelle, Use Case, etc.) complet que je saurai décrire de façon exhaustive ainsi que l’expliquer à un tiers, qu’il soit ou non du métier. Cela devrait garantir de façon quasiment certaine que j’ai parfaitement compris la logique des choses, que tout est cohérent.

Critère qualité n°5 : le chiffrage

Le cinquième critère qualité du recueil des besoins concerne le chiffrage. Autrement dit, le caractère estimable de ce que j’ai collecté, notamment les fonctionnalités.

Plus j’ai compris le besoin, plus je suis à même d’estimer le temps qu’il me sera nécessaire pour le spécifier (présence de schémas décrits, de maquettes d’écrans, nombre de fonctionnalités à rédiger, etc.) et le recetter (c’est à dire le vérifier, sur la base du nombre de fonctionnalités).

Critère qualité n°6 : la confiance en mon recueil du besoin

Enfin, un sixième critère de qualité du recueil des besoins, à priori moins objectif mais tout aussi important que les précédents : la confiance. En utilisant la même notation de 1 à 5, si je suis très confiant sur les items suivants, alors c’est que mon recueil fut efficace :

  • Suis-je confiant sur le fait de livrer au commanditaire exactement ce qu’il attend ?
  • Suis-je confiant pour lui donner entière satisfaction ?

Et pour bien m’assurer que ma perception des choses n’est pas altérée, le mieux est encore de demander, en sortie d’entretien, un feedback rapide au commanditaire : Qu’a-t-il pensé de l’entretien ? L’a-t-il trouvé productif / efficace ? L’a-t-il trouvé agréable ? Se sent-il en confiance ? Y a-t-il des choses qu’il voudrait que j’améliore ? Etc.

S’il y a un critère à retenir, c’est de loin cette technique la plus facile à mettre en place et la plus efficace vis à vis des représentants du métier. Attention cependant, le feedback sur l’agréabilité ne vous révélera généralement pas le manque de rigueur ou de complétude de votre cahier des charges. Charge à vous de systématiser l’utilisation de schémas par exemple.

Conclusion

En conclusion, si :

  • le nombre des productions collectées (et validées) est élevé au regard du temps passé,
  • j’ai une compréhension élevée et objective du sujet traité,
  • je peux chiffrer le besoin,
  • j’ai confiance en moi et j’ai la confiance du commanditaire,

alors je peux affirmer que j’ai réuni les critères d’un recueil du besoin de qualité.

Je terminerais cet article par une citation de Bernard Werber :

“Entre ce que je pense, ce que je veux dire, ce que je crois dire, ce que je dis, ce que vous voulez entendre, ce que vous entendez, ce que vous croyez comprendre, ce que vous voulez comprendre, il y au moins neuf possibilités de ne pas se comprendre”

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