Faire un sommaire correct en 7 clefs simples et efficaces

Faire efficacement un sommaire
Faire un sommaire efficacement, avoir en un seul coup d’œil la vision complète du contenu du document

Quel intérêt à soigner son sommaire ?

Parce que le sommaire, autrement appelé “table des matières”, est la première chose que lit un commanditaire lorsqu’il ouvre votre cahier des charges (après la page de garde j’entends), il est primordial d’en soigner la présentation.

J’ai un ami de haut niveau professionnel, décideur, à qui l’on a appris très tôt à lire uniquement le sommaire et la conclusion. Cela en dit long sur l’efficacité d’un bon sommaire ! … enfin, si vous voulez que vos projets passent 🙂

Dit autrement, le sommaire est le résumé du contenu de votre document. Si le destinataire en retire une mauvaise impression (manque de clarté, confusion, peu lisible, etc.), il n’aura pas envie de le lire et ce même si son contenu est excellent. De plus, cette mauvaise impression laissée dès le début du document pourrait déteindre sur l’image de votre projet et même sur vous, selon l’adage “on n’a pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression“. Si mon sommaire est confus, c’est que je le suis également ou que j’ai mal compris le sujet que je devais traiter.

Sommaire = forme professionnelle

A l’exception des comptes-rendus de réunion  (et encore, cela peut être fonction de leur longueur) et des documents faisant moins de deux pages, tout texte (expression des besoins, cahier des charges, spécifications fonctionnelles, manuel utilisateur, plan d’assurance qualité, etc.) nécessitant une forme professionnelle devrait contenir un sommaire.

Mise en garde : Sommaire automatique, pas manuel !

cavier fou

Avant d’entrer dans le vif du sujet, un petit rappel qui va sans doute vous paraître évident : le sommaire doit être généré automatiquement, pas manuellement. Lorsque vous faites un titre de chapitre, il est bien en style “titre 1”, un titre de sous-chapitre en style “titre 2”, etc. Aussi, si vous n’êtes pas familier de cette pratique, il existe plusieurs sites proposant des tutoriels pour apprendre (par exemple : http://support.office.com codexa.fr entre autres). Par pitié, ne faites pas 300 espaces ou points entre votre numéro de page et votre titre en faisant votre sommaire à la main :-).

La raison en est simple : la maintenance. Les documents que nous produisons sont “vivants”, ils évoluent dans le temps, par exemple par adjonction, déplacement ou suppression de chapitres, de sous-chapitres, etc. Par conséquent, devoir mettre à jour manuellement le sommaire est à la fois une surcharge de travail ainsi qu’une source importante d’erreurs, la plus importante étant que le sommaire ne soit pas à jour.

Par conséquent, vous trouverez dans la suite de cet article 7 clefs que j’applique au quotidien et dont l’efficacité me permet de vous les recommander vivement !

7 clefs simples pour un bon sommaire

clef n°1 : mettre à jour le sommaire régulièrement

Je recommande de :

  • toujours prévoir dans les documents une page dédiée au sommaire,
  • générer le sommaire même si le document ne contient encore aucun titre : c’est un pense-bête qui m’assure de ne pas l’oublier,
  • mettre le sommaire à jour le plus régulièrement possible et au minimum toujours avant de fermer le fichier plutôt que d’attendre d’avoir terminé la rédaction pour le faire.

Au-dessus de l’emplacement qui sera dédié à la table des matières, je préconise d’écrire SOMMAIRE en gras, lettres capitales, texte centré, avec une police supérieure à celle du corps de texte.

Pour la procédure de génération automatique du sommaire, vous pouvez suivre les étapes suivantes (dans Word) : Références => Table des matières => moi j’opte pour “Table des matières personnalisée”. Ensuite, c’est à votre convenance. J’affectionne particulièrement le modèle “Officiel” et je paramètre un affichage jusqu’à 7 niveaux (j’y reviendrai).

L’important dans le choix de la présentation est que ce soit le plus facilement lisible possible en un seul coup d’œil, d’où l’importance selon moi de privilégier les sommaires où les sous-chapitres sont indentés par rapport aux chapitres plutôt qu’une présentation “à plat”, rapidement illisible sitôt que le sommaire est volumineux.

Enfin, pour actualiser le sommaire, vous disposez d’au moins deux options simples :

  • mettez-vous sur le sommaire, faites un clic droit ou pressez la touche F9 => mettez à jour les champs => mettez à jour toute la table,
  • depuis le menu Word “Références” cliquez sur la fonction “Mettre à jour la table” puis “Mettre à jour toute la table”.

Pour les autres outils de bureautique de type openoffice, libreoffice, n’hésitez pas à m’envoyer leur menu en commentaire, je l’ajouterai à l’article ;-).

clef n°2 : ne pas avoir de chapitres vides

Un document ayant une forme professionnelle, quel qu’il soit, ne devrait à aucun moment contenir de chapitres / sous-chapitres vides.

Dit autrement, il est inutile de créer un chapitre tant qu’on n’a rien à y mettre. Pourquoi ? Parce que lorsque mon commanditaire prendra connaissance du sommaire, je vais lui laisser croire que mon document contient tout un tas de sujets qui ne sont en fait pas encore traités. Par conséquent, je lui fais une promesse qu’en fait je ne tiens pas. Donc, dans l’optique où le sommaire est le résumé de ce que contient réellement le document, la pratique qui consiste à créer par avance des chapitres que l’on remplira plus tard est à éviter.

Le sommaire doit présenter l’état actuel du document et non pas son état cible.

En effet, cela permet d’avoir un document à tout moment en état « livrable ». Cependant, si pour avancer vous avez besoin de vous projeter sur la structure cible de votre document, je conseille de construire un sommaire dans un fichier à part, auquel vous vous référerez.

clef n°3 : travailler avec le volet de navigation ouvert

Navigateur Word = sommaire dynamique
Explorateur Word, ou “Volet de navigation” = sommaire

Travailler avec le volet de navigation (CTRL + F) ouvert à la rubrique “Titres” permet :

  • d’avoir toujours le plan du document sous les yeux et donc de rapidement voir si ce que l’on est en train de rédiger est bien à sa place, ce qui limite considérablement les risques d’éclatement thématique et de redondance,
  • de naviguer rapidement d’un chapitre à l’autre en cliquant sur les entrées,
  • de s’assurer au fil de l’eau que le sommaire est homogène, cohérent et progressif.

clef n°4 : homogénéiser : verbes, articles, etc.

Un sommaire homogène signifie qu’au sein d’une même unité chapitrale, les titres des chapitres ont la même forme. Par exemple : ils commencent tous par un article, ils ont tous une forme soit verbale, soit nominale, etc.

Faire un sommaire efficace
Exemple de sommaire non homogène

Dans l’exemple ci-dessus, deux titres ont une forme nominale (gestion) et un autre a une forme verbale (gérer) : le sommaire n’est pas homogène.

clef n°5 : auto-contrôler visuellement

Construire un sommaire efficace
Exemples de contrôles visuels à appliquer

Les contrôles qui suivent sont purement visuels et peuvent très facilement être appliqués à un sommaire :

  1. un titre devrait tenir sur une seule ligne (cf. le chapitre 3.5 dans la figure ci-dessous),
  2. un titre n’est pas une question, il doit exprimer clairement et simplement son contenu (pas de style journalistique ou d’essai littéraire) et donc ne pas se terminer par un “?”,
  3. les chapitres devraient tous être numérotés,
  4. les numéros de chapitres ne devraient pas mélanger chiffres et lettres (en privilégiant les chiffres), ni chiffres romains et arabes (et on privilégiera les arabes car plus facilement lisibles),
  5. il ne devrait pas y avoir trop de pages de texte sans (sous-)chapitre (pas de saut important de nombre de pages dans la table des matières). Pour moi, au-delà de trois pages sans chapitre / sous-chapitre, je considère que je n’ai pas encore assez bien structuré mon document.

clef n°6 (structure) : Ne pas laisser de chapitre ou de sous-chapitre esseulé

Construire un sommaire efficace
Exemple de sommaire avec un sous-chapitre unique

Un sommaire devrait présenter au moins 2 chapitres de premier niveau et aucun chapitre ne devrait contenir de sous-chapitre qui un unique enfant de son chapitre, il est esseulé (cf. le 2.1 dans la figure ci-dessus). Si c’est le cas, deux options s’offrent à vous :

  • soit cela signifie que ce sous-chapitre est insuffisamment découpé, auquel cas vous l’éclatez en deux,
  • soit cela signifie qu’il est inutile, auquel cas vous fusionnez son contenu avec celui du chapitre parent.

Prenons un exemple. Admettons que je sois en phase de rédaction des enjeux d’un projet. Au lieu de créer un chapitre 1 « Enjeux » puis les sous-chapitres correspondant (Défauts de l’existant, Objectifs, Périmètre et hors périmètre, etc.), mieux vaudrait que je crée uniquement des chapitres de premier niveau (cf. les exemples ci-dessous).

Ce n’est que lorsque j’introduirai dans mon document un second chapitre de premier niveau que je pourrai alors modifier l’indentation du sommaire. Par exemple, au moment où j’attaquerai les concepts métiers.

Le sommaire devrait ainsi se construire pas à pas, sa structure se modifiant naturellement au fil de l’eau et des ajouts d’informations.

clef n°7 (structure) : Ne pas construire plus de 7 chapitres

Lorsque je rédige un document, je m’impose de ne pas avoir plus de :

  • 7 chapitres de premier niveau,
  • 7 sous-chapitres au sein d’un même niveau.

Cette limite favorise la mémoire immédiate, donc la compréhension, et est connue sous le nom de « loi de Miller ». https://fr.wikipedia.org/wiki/Le_nombre_magique_sept,_plus_ou_moins_deux

Ce point est vraisemblablement le plus complexe à appliquer car il demande, si l’on souhaite s’y conformer, de revoir tout au long de la rédaction la structure du document que l’on produit.

– Alors, comment faire ?

– Article 22, “débrouille toi comme tu peux!”

– Oui, mais si on ne peut vraiment pas ?

– et bien on se réfère à l’article 22 😉

Plus sérieusement, cela nécessite de faire un effort de réflexion mais qui, dans la majorité des cas, peut se régler en jouant sur la finesse des chapitres et en réalisant des regroupements au sein d’un chapitre de niveau supérieur.

Construire un sommaire efficace
Exemple de sommaire avec plus de 7 sous-chapitres

Par exemple, dans le sommaire ci-dessus, pour régler le problème des 10 sous-chapitres du chapitre 3, des regroupements pourraient être effectués :

  • en créant un chapitre 3.7 « Détail des écrans » puis en créant les chapitres 3.7.1 ; 3.7.2 ; 3.7.3 et 3.7.4 pour les écrans concernés,
  • en regroupant les écrans COFRA dans un même chapitre : 3.4 COFRA ; 3.4.1 Victime ; 3.4.2 Indicateurs d’informatisation et de compensation ; 3.4.3 Recours,
  • Etc.

Conclusion

Vous devez avoir conscience que le sommaire représente une synthèse de votre document au sens littéral du terme. C’est une opération intellectuelle par laquelle sont réunis en un tout cohérent, structuré et homogène divers éléments de connaissance. C’est le reflet de la structuration de votre document.

Avantage rédacteur : c’est le meilleur outil pour organiser votre document. C’est pour cette raison que vous devez le régénérer régulièrement. Du fait de sa concision, il vous permet de vous assurer en un rapide coup d’œil de la bonne structuration de vos idées.

Avantage lecteur : il doit permettre d’appréhender le contenu rapidement, de façon simple et structurée et d’en avoir une première bonne compréhension.

En espérant que cet article réponde à toutes vos questions concernant la construction et la gestion d’un sommaire. Vous êtes libre de vous inscrire à notre newsletter en dessous de l’article garantie 100% sans spam. Vous recevrez à cette occasion notre bonus, un mini guide pour bien commencer votre cahier des charges.

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