La concision dans un cahier des charges

La concision dans un cahier des charges pourrait avoir la même définition que celle qu’en donne Le Larousse : « Qui explique beaucoup de choses en peu de mots. ». Il s’agit donc, dans un cahier des charges, de savoir faire bref, dense, sobre, par opposition à long, prolixe ou verbeux. En revanche, ce que ne dit pas le dictionnaire c’est qu’il s’agit d’une qualité acquise et non pas innée : cela s’apprend, et c’est là tout l’objet de cet article.

La perfection est atteinte, non pas lorsqu’il n’y a plus rien à ajouter, mais lorsqu’il n’y a plus rien à retirer (Saint-Exupéry)

Un autre terme à la mode, synonyme de « concision », est « impactant », cela s’appliquant tant à l’écrit qu’à l’oral. Une personne concise serait donc quelqu’un qui a su faire sien le propos de Saint-Exupéry et a dégraissé sa communication de tous les détails inutiles et développements superflus.

Attention cependant à ne pas confondre « concision » et « clarté. » Ce n’est pas parce qu’une histoire est courte qu’elle est pour autant compréhensible. De même, lorsqu’on s’assure que l’on ne peut plus rien enlever à son cahier des charges, il faut également s’assurer que l’on est resté exhaustif.

Ainsi, la concision dans un cahier des charges consisterait à avoir l’écrit le plus compact possible tout en conservant le même niveau d’information nécessaire. Dit autrement, un texte A ayant le même contenu et niveau de détail qu’un texte B mais avec un nombre de mots ou de caractères inférieur sera plus concis, la concision pouvant être vue au niveau du cahier des charges dans toute sa complétude comme d’une phrase.

Pourquoi être concis dans un cahier des charges ?

Dès lors que l’écriture devient un acte « professionnel », nous remarquons que la concision est à la fois une contrainte pour le rédacteur et un critère de qualité pour le lecteur.

Par exemple, les articles journalistiques sont très souvent contraints par un nombre de caractères limité. Le journaliste n’a que rarement « carte blanche », son texte doit rentrer dans un encart dont la taille est fixée, il doit donc tout dire avec un nombre de mots (voire de caractères) restreint. Il a fait de la concision une véritable technique rédactionnelle, devant chercher à chaque instant la façon la plus brève d’exprimer une idée sans pour autant la dénaturer.

Quant au lecteur, il est pressé. Qu’il lise un article sur le Web, un cahier des charges ou un email, il souhaite accéder le plus rapidement possible à l’information dont il a besoin. A l’inverse, ce même lecteur féru de littérature ne reprochera pas à Marcel Proust ses digressions infinies. Ce sont deux horizons d’attente bien distincts, il ne faudrait pas se tromper de cible.

Ainsi, dans un contexte professionnel, les lecteurs de nos cahiers des charges nous seront reconnaissants de savoir aller à l’essentiel sans pour autant être brusque, de ne pas « tourner autour du pot » et de rédiger sans « effets littéraires ».

Techniques pour améliorer sa concision : cas pratique et théorie

Cas pratique

Prenons la phrase suivante : « M Lambert passe le relais du dossier à Mme Yun, MOA senior, elle assure notamment la formation des gestionnaires de la société ProtègeTout et assure les contrôles qualités sur l’ensemble des projets de  ProtègeTout. »

Etape 1 : analyser

Elle se compose de 34 mots. Que pouvons-nous déjà observer ?

• L’adverbe « notamment » introduit une question à laquelle la phrase ne répond pas : quelles sont les autres tâches de Mme Yun ?
• Le nom de la société ainsi que le verbe d’action « assure » sont répétés deux fois.

Ainsi, si l’on corrige ces premiers défauts, cela donnerait : « M Lambert passe le relais du dossier à Mme Yun, MOA senior, elle assure pour ProtègeTout la formation des gestionnaires et les contrôles qualités sur l’ensemble des projets. » 28 mots.

Etape 2 : raccourcir

A présent, zoomons d’avantage et intéressons-nous au premier tronçon de phrase : « M Lambert passe le relais du dossier à Mme Yun, MOA senior. »

L’idée est de chercher une expression équivalente mais plus courte. Par exemple, « passer le relais à » pourrait être remplacé par « transmettre », ce qui donnerait alors : « M Lambert transmet le dossier à Mme Yun, MOA senior. Elle assure pour ProtègeTout la formation des gestionnaires et les contrôles qualités sur l’ensemble des projets. » 26 mots.

Etape 3 : raccourcir encore

Passons à la seconde partie de la phrase : « Elle assure pour ProtègeTout la formation des gestionnaires et les contrôles qualités sur l’ensemble des projets. » Comme on a déjà fait sauter les répétitions, cela devient plus compliqué. Cependant l’expression « sur l’ensemble de » pourrait être soit supprimée, soit remplacée par « tous » si vraiment l’auteur tient à insister sur ce point. Nous optons pour la version la plus radicale : « M Lambert transmet le dossier à Mme Yun, MOA senior. Elle assure pour ProtègeTout la formation des gestionnaires et les contrôles qualités sur les projets. » 25 mots.

Etape 4 : raccourcir encore et encore

Enfin, une dernière étape. Etant donné que le texte comporte une énumération de deux éléments, nous allons utiliser la liste à puces.

« M Lambert transmet le dossier à Mme Yun, MOA senior. Elle assure pour ProtègeTout :

• la formation des gestionnaires,
• les contrôles qualités des projets. »

Cette façon de présenter nous permet d’économiser encore un mot, la conjonction de coordination « et », pour un nouveau résultat de 24 mots.

Donc, au total, sur une phrase initiale de 34 mots, sans dénaturer le sens et en restant phrasé, nous avons pu économiser 10 mots.

Cela peut sembler peu mais, rapporté à un document de par exemple 10 000 mots, cela représenterait, par projection, une économie de 2 942 mots, soit près de 30% du volume total ! Et un lecteur moyen qui lit à 250 mots par minute n’aurait plus besoin de 40 minutes mais de moins de 30 pour le parcourir en intégralité.

Vous pouvez tester votre vitesse de lecture ici : http://www.readingsoft.com/fr/test.html

Théorie : les 7  règles de concision

Vous trouverez ci-dessous quelques techniques utiles pour devenir plus concis à l’écrit, dont notamment des règles d’écriture empruntées à George Orwell (écrivain anglais du début du 20ème siècle : « 1984 », « La ferme des animaux »…) indiquées entre guillemets.

1. « N’utilisez jamais un mot long quand un mot bref fait l’affaire. » Seule entorse à cette règle : le respect des termes de votre domaine métier.
2. « S’il est possible de supprimer un mot, supprimez-le. » Cela peut nécessiter de multiples relectures dédiées à la concision afin de trouver les formulations les plus simples et directes.
3. « N’utilisez jamais la voix passive si vous pouvez utiliser la voix active. »
4. « N’utilisez jamais une phrase étrangère, un terme scientifique ou un mot de jargon si vous songez à un terme équivalent dans le langage courant. » Seule entorse à cette règle : le respect des termes de votre domaine métier.
5. Privilégiez les phrases courtes (au-delà de 4 à 6 verbes dans une même phrase, on entre dans la complexité) et mono message.
6. Dès que vous le pouvez, faites une liste à puces car cela pousse notamment à factoriser le terme l’introduisant et donc à éviter les répétitions.
7. « Brisez l’une de ces règles plutôt que de dire quoi que ce soit de barbare. »

En espérant que cette fiche vous aura fourni quelques techniques faciles à mettre en place pour ne plus écrire de façon plus concise.

Références :

• 6 principles of concision : https://www.slideshare.net/carmenpintea7/concision-43802665
• Règles de concisions de George Orwell : https://www.scribay.com/blog/2016/06/09/regles-conseils-ecriture-george-orwell/