Ecueils des validations classiques

Tout d’abord, commençons par une définition. Mener un atelier de validation face à face signifie que l’on fait valider un document directement en présence (physique ou Visioconférence) d’une ou plusieurs parties prenantes.

Pourquoi choisir de mener un atelier de  validation face à face ?

Une fois que l’on a recueilli et rédigé les besoins des parties prenantes, il faut bien passer par une étape de validation de notre travail.

Les défauts de la technique traditionnelle

Habituellement, une validation se déroule ainsi : l’auteur transmet son document aux différents valideurs puis attend leurs retours afin de les traiter. Cette façon de faire, même si elle est éprouvée, a néanmoins de nombreuses limites. En voici quelques unes.

L’incompréhension

Il se peut que nous ne comprenions pas une remarque. Il faut alors se retourner vers la personne qui en est à l’origine afin de la clarifier, ce qui implique échanges d’email, appels téléphoniques, réunions formelles ou informelles, etc. Soit une grosse dépense d’énergie.

Les différents formats de retour

Nos interlocuteurs n’ont pas tous les mêmes méthodes de travail, il ne faut donc pas s’attendre à ce que leurs réponses soient faites de la même façon. Il vous faudra alors jongler entre les retours :

• Faits dans le corps du document, sous forme de commentaires, de marques de révision, de texte surligné, de couleurs de police, etc.
• Rédigés sur un document annexe : Word, Excel, Bloc-notes, Email…
• Oraux.
• Etc.

Cette hétérogénéité complexifie fortement le traitement des modifications à apporter au document, soit encore une grosse dépense d’énergie.

Les contradictions

Il y aura possiblement autant de visions et d’interprétations que de valideurs. Il ne sera donc pas surprenant que certains retours soient contradictoires, que certains valident des éléments que d’autres invalident, etc. Cela entraînera de longs et fastidieux échanges pour trouver un accord fédérateur soit encore une grosse dépense d’énergie.

Les délais de réponse

Il faut vous y faire, votre document n’a peut-être pas le même niveau de priorité pour tout le monde. Vous obtiendrez donc les validations selon des délais très variables, voire même totalement hors délais si le valideur est surchargé… Pour vous, c’est encore une source de stress et une nouvelle grosse dépense d’énergie.

Les avantages à mener un  atelier de validation face à face

Tous les inconvénients que nous venons de voir militent en faveur d’une autre façon de faire : la validation face à face.

Cette dernière consiste donc à collecter durant une réunion présentielle (ceci intégrant bien entendu les visioconférences) tous les retours de chaque intervenant et à les prendre immédiatement en compte dans le document concerné.

Ce procédé est très efficace mais il requiert une véritable technicité, il s’agit d’une compétence à part entière du Product Owner / Business Analyst. Aussi, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en apprendre d’avantage sur cette technique que nous avons maintes fois éprouvée.

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